Les Laboratoires à SUPINFO, les projets du Labo Microsoft et le rôle d’un GLM

Depuis que je connais SUPINFO, il y a toujours eu des Laboratoires technique. Je devais être en première à l’époque où j’ai rencontré les premiers fondateurs du Laboratoire Microsoft. J’ai d’ailleurs retrouvé une présentation PowerPoint de 2003 qui présentait les activités du Labo. Pour ceux qui ne savent pas trop ce qu’est un Laboratoire à SUPINFO, c’est à la base une communauté qui rassemble des passionnés autour d’une technologie et totalement intégré dans le cursus de formation.

Le fonctionnement actuel des Laboratoires

Jadis, les formateurs des matières techniques Microsoft, Linux, Cisco, IBM, Oracle … étaient tous les jours postés dans l’Open Space à Chateau Landon lorsque SUPINFO n’avait qu’un et unique campus et bien évidemment lorsqu’ils ne dispensaient pas de cours. C’était ces personnes qui s’occupaient des Laboratoires et c’était un critère pour arriver dans les hautes sphères. Tout le monde se connaissait et une ambiance chaleureuse régnait, quoi qu’un peu élitisme à mon goût. Cet Open Space est désormais verouillé à clef pour je ne sais quelles raisons. Bref, maintenant les choses ont changé et surtout, elles ont évolué.

Depuis l’expansion de notre école, je dirais que les Laboratoires sont devenus plus que désertiques. Il y avait même eu des échos qu’il fallait les supprimer de la formation SUPINFO … ! Comme mon pote Jean-Sébastien Duchêne avec qui je m’occupe du Laboratoire cette année et certainement l’année prochaine également, nous avons toujours été très attachés à la communauté du Laboratoire Microsoft. Il y a eu plusieurs débats en début d’année pour faire en sorte que les Laboratoires renaissent, j’ai d’ailleurs écoulé pas mal d’heures à ce sujet. Cette année les Laboratoires ont survécu, il y en a même quelques nouveaux qui n’existaient pas les années passées.

Le gros changement cette année est la séparation de la partie Académique (cours, formateurs, etc.) de la partie Laboratoires. Il n’y a donc plus aucun formateur à la tête d’un Laboratoire ou d’un campus ! Le directeur d’un Laboratoire est désormais appelé GLM pour Global Lab. Manager. Il y a aussi le GLM Adjoint qui assiste le GLM mais dans la pratique, du moins pour le Laboratoire Microsoft, Jean-Sébastien a exactement la même rôle que le mien. Nous tentons juste de séparer de façon intelligente l’ensemble des tâches. Ensuite nous retrouvons les CLM pour Campus Lab. Manager ! Il y a également des CLM adjoints car il est difficile pour certains gros campus de tout gérer. Enfin, il y a bien évidemment les membres et nous en comptons pas loin de 700 chez nous.

Le GLM a un rôle global sur le Laboratoire, c’est un peu comme une Task Sequence en déploiement Microsoft, il va orchestrer toutes les étapes pour que le déploiement tourne correctement. Enfin le CLM est super important car c’est celui qui est proche des membres du Laboratoire et qui les suit au quotidien sur leurs projets. Sans les CLM, ça serait très difficile d’animer une communauté !  Les formateurs peuvent être membre du Laboratoire et c’est une très bonne nouvelle car leurs compétences techniques sont importantes. C’est pourquoi avec Jean-Sébastien, nous avons créé un autre titre, celui de Responsable de pôle. Il s’agit d’un responsable que l’on a identifié comme compétent sur un ensemble de sujets. Son rôle est d’aider les membres sur les problèmes qu’ils peuvent rencontrer, superviser l’ensemble des projets de son pôle, valider et noter les articles,  mais également créer des actions autour de la thématique (actions diverses en-ligne, conférences, etc.). Voici la liste des pôles du Laboratoire Microsoft qui seront clairement identifiés sur le nouveau portail :

- Pole Sécurité
- Pole Déploiement - Supervision – Management
- Pôle Bureautique
- Pôle Collaboratif
- Pôle Communication unifiée
- Pôle Windows Serveur
- Pôle Windows Client
- Pôle DBA
- Pôle Cloud & Live
- Pôle Interopérabilité – Compete
- Pôle Accessibilité
- Pôle Green-IT
- Pôle Licences
- Pôle Mobilité
- Pôle Jeux

Pas mal non ? Un responsable de pôle peut être un acteur communautaire externe à SUPINFO. Si vous êtes motivés, contactez-moi :)

La gestion des projets au Laboratoire Microsoft

L’activité principale d’un membre du Laboratoire Microsoft est de monter en compétence sur une ou plusieurs technologies et d’en rédiger un article qui sera publié sur notre site. Il y a des articles mono-page qui correspondent à un travail individuel et les articles multi-pages qui correspondent à un projet de groupe de 3 à 4 personnes.  Le problème du passé est que le travail d’un membre n’était absolument pas cadré. C’était un peu le bordel sans parler du fait qu’un membre était souvent obligé de pondre un article sur une technologie qui ne lui plaisait pas forcément. C’est pourquoi nous avons décidé de changer cela en demandant aux membres via un formulaire la ou les technologies sur lesquelles ils aimeraient travailler.

Une fois leurs réponses reçues, nous pouvons consolider le tout (grâce aux CLM et aux responsables de pôle) et leur proposer alors un sujet qui correspond à leurs attentes. Il y a certains membres qui ont déjà un sujet en tête, c’est génial ! Merci à eux, ils nous font économiser un temps précieux. Il y a quelques règles qui sont imposées comme sur la structure du document ou encore une deadline même si nous sommes assez cool là-dessus … (pour déplaire à certains !). Les CLM et les responsables de pôle sont présents pour les accompagner. Notez qu’un chef de projet est nominé pour chaque projet, c’est un peu le leader. Il y a ensuite une phase de correction, qui correspond à une phase de notation. Le but étant de valider un certain nombre de points pour obtenir ces 2 crédits ECTS. Si un membre travaille correctement et régulièrement, il obtiendra ses crédits naturellement.

Voici pour la partie Articles mais il y a également un tas de moyens  pour obtenir des points ! Nous avons tenté de formaliser tous les types d’actions par un barème de notation que voici :

Type de Ressource	Points associés
News	0,2
Tips	0,2
Perles	0,1
Factoïd	0,1
Vidéo	Noté de 0,5 à 3,0
Codename	0,1
Définition	0,1
Fond d'écran	0,1
Script	Noté de 0,1 à 1,0
Whitepaper (livre blanc)	0,1
Histoire drôle	0,1
Easter Eggs	0,1
Evénement (cours, présentations …)	Noté de 0,5 à 2,0
Participation communautaire (forum, blog, aide des membres …)	3,0
Gratification Chef de projet pour l'ensemble des projets managés	Noté de 0 à 2
Gratification CLM Adjoint	Noté de 0 à 2
Responsable d’un pôle technique	Noté de 0 à 3
Type de Ressource	Points associés
Article Monopage	Noté sur 4
Article Multipages	Noté sur 8
Essentiel (sous approbation des GLMs)	Noté sur 20
Relecture et correction des ressources sensibles (sous approbation des GLMs)	Noté de 0,5 à 3

En résumé, un membre du Laboratoire Microsoft a totalement le choix de s’épanouir sur ce qu’il aime faire tout en gagnant des points. Chaque ressource nécessite la validation d’un administrateur pour qu’elle soit publiée sur le portail.

Par rapport aux outils que nous utilisons pour chaque campus et éventuellement pour certains projets, nous utilisons SharePoint Workspaces. Cet outil nous permet de stocker nos fichiers, être alerté lorsqu’un membre, un CLM, un responsable de pôle avance sur un projet, effectue une correction, etc. De plus, c’est l’outil parfait pour avoir un mode déconnecté de SharePoint lorsque nous aurons la nouvelle version de notre portail web !

Les gros chantiers du Laboratoire Microsoft

La gestion du Laboratoire prend déjà un maximum de temps, même si c’est plutôt JS qui est positionné sur cette partie, il faut ensuite assurer l’évolution du Laboratoire. D’ailleurs la première chose que nous avons fait est de corriger, du moins d’essayer de corriger tous les bugs du site actuel en ASP qui a désormais plus de 10 ans d’age. C’est grâce à cela que les inscriptions fonctionnent à nouveau et surtout, l’envoie de mails pour récupérer son mot de passe !

Migration du portail vers SharePoint 2010
Il y a ensuite la migration de ce fameux portail vers SharePoint 2010. C’est tout simplement un énorme chantier. La migration vers SharePoint 2010 est prévu pour septembre 2010. Il faut penser à la montée en charge, au design / intégration, à la sécurité, au backup, au référencement, aux features, à la migration des données, etc. Bref, c’est un énorme projet. Migrer de l’ASP vers SPS 2010, c’est pas du pipi de chat. Ce projet, s’il est mené à terme et je ferai tout pour, permettra au Laboratoire Microsoft de vivre sereinement pour les prochaines années.

En attendant la migration vers SharePoint 2010, nous ne voulons pas attendre pour apporter :

- Une newsletter qui sera ouverte à tous les membres pour relayer leurs projets du Labo ou perso et pour leur donner de la visibilité.

- Un challenge mensuel ou bimensuel qui permettra aux visiteurs et aux membres de tenter de rapporter des goodies et des cadeaux. Ce système, comme pour la Newsletter, a été développé par Alexandre Fromage que je remercie profondément !

- Une nouvelle version de CertifExpress, ainsi que des tests blancs sur les nouveaux produits tels que Windows 7 et Windows Server 2008 R2. CertifExpress fonctionne à nouveau et nous espérons que la prochaine version sera prête à la rentrée.

Le dernier gros chantier est la mise en place d’une infrastructure de démonstrations permettant lors des conférences, JPO et autres évènements, de montrer les usages des technologies Microsoft. Le deuxième rôle est bien évidemment de proposer en libre service des machines virtuelles (SCVMM + Portail provisioning) aux membres qui sont dans l’incapacité de maquetter une plateforme sur leur matériel. C’est une plateforme très intéressante sur laquelle sera implémentée Direct Access, du Domain Join Offline, du TFS pour les membres du Laboratoire .NET et certainement de l’OCS avec du SIP Trunk.  Je travaille sur la mise en place de cette plateforme avec Bastien SIVERA, finaliste Imagine Cup cette année dans la catégorie IT Challenge.

Conclusion

Le rôle de GLM n’est pas à prendre à la légère ! Le Laboratoire Microsoft est le plus développé à SUPINFO, ce qui est un atout considérable. Je ne pense pas que cela soit la même dans d’autres laboratoires où tout est à construire. Il faut être passionné par ce que nous faisons. J’ai la chance d’être accompagné de Jean-Sébastien pour gérer cette communauté, c’est un plaisir de bosser avec lui. Je ne vous ai pas décrit tous les autres projets du Laboratoire Microsoft mais ouvrez les yeux, ça pourrait faire du bruit sur la toile :-)